easyTDD ist eine Android-App für die Technical Due Diligence (TDD). Liegenschaften, Gebäudeteile, baulicher und haustechnischer Zustand, Mängel und Fotos werden direkt vor Ort erfasst. Auf Knopfdruck entsteht daraus der TDD-Bericht als PDF und Word, dazu eine Excel-Tabelle mit allen Daten. Auf Wunsch legt die App alles in Microsoft SharePoint ab.

Inhalt

• Ablauf in fünf Schritten
• Startseite
• Liegenschaft
• Gebäudeteil
• Baulicher Zustand
• Haustechnischer Zustand
• Mangel
• Fotos
• Übersichten und Navigation
• Bericht: PDF, Word und Excel
• Ablage in SharePoint
• Daten und Sicherung
• Voraussetzungen

Ablauf in fünf Schritten

1. Liegenschaft anlegen – Name, Adresse und ein Deckblattfoto.
2. Gebäudeteile erfassen – mit Mieter, Nutzung, Flächen und Fotos.
3. Zustand bewerten – baulicher Zustand nach DIN 276 und haustechnische Anlagen.
4. Mängel aufnehmen – mit Bemerkung, Zuordnung und Fotos.
5. Bericht erstellen – PDF, Word und Excel exportieren oder direkt in SharePoint ablegen.

Startseite

Von der Startseite aus wird eine neue TDD angelegt oder eine bestehende geöffnet.

Liegenschaft

Für eine neue TDD werden zuerst die Daten der Liegenschaft erfasst:

• Name der Liegenschaft
• Straße und Hausnummer
• PLZ und Ort
• Bundesland
• Erstellt für (optional) – Auftraggeber bzw. Empfänger des Berichts; erscheint auf dem Deckblatt

Deckblattfoto: Mit „Foto aufnehmen“ wird genau ein Foto der Liegenschaft aufgenommen. Es erscheint auf dem Deckblatt des Berichts. Ein neues Foto ersetzt das bisherige.

Ist die Liegenschaft gespeichert, stehen die Einträge Übersicht Gebäudeteile und Neuer Gebäudeteil zur Verfügung, als Kacheln in der Maske und im Menü. Ungespeicherte Änderungen werden vor dem Verlassen der Maske abgefragt.

Gebäudeteil

Zu jeder Liegenschaft gehören ein oder mehrere Gebäudeteile. Pflichtangaben sind die Gebäudenummer und der Mietername. Optional sind:

• Gebäudeklasse und Nutzungsart
• Anzahl der Geschosse
• Grundstücksfläche, BGF und NGF in m²

Ein neuer Gebäudeteil wird erst mit „speichern“ angelegt. Wer vorher abbricht, hinterlässt keinen leeren Eintrag. Zu jedem Gebäudeteil können beliebig viele Fotos aufgenommen werden. Sie erscheinen im Bericht im Kapitel zu den Gebäudeteilen.

Nach dem Speichern führen drei Schaltflächen weiter zum baulichen Zustand, zum haustechnischen Zustand und zur Mangelerfassung.

Baulicher Zustand

Der bauliche Zustand eines Gebäudeteils wird auf einer Seite erfasst, gegliedert nach den Kostengruppen der DIN 276. Zu jeder Kostengruppe werden die Bauart und der Zustand ausgewählt, außerdem können Fotos aufgenommen werden.

Zustandsbewertung (gilt auch für die Haustechnik): Unbekannt, Neu, Geringe Abnutzung, Erhöhte Abnutzung, Starke Abnutzung, Unzureichend.

Haustechnischer Zustand

Für jede technische Anlage wird ein Eintrag angelegt. Pflicht ist die Objektart nach DIN 276, z. B. Aufzugsanlage oder Heizung. Das Feld ist eine Auswahlliste, in die man auch tippen kann. Schon nach wenigen Buchstaben werden passende Einträge vorgeschlagen.

Optional sind:

• vorhanden (ja/nein), Anzahl und Baujahr
• Zustandsbewertung
• Wartung (Freitext)
• Prüfverpflichtung: LBO, BetrSichV, VDI 6022, VDI 6023, VdS, KÜO
• Datum der letzten Prüfung (Kalender)

Zu jeder Anlage können ein oder mehrere Fotos aufgenommen werden. Der Bericht führt in Kapitel 4 („nicht erfolgte Anlageprüfungen“) jede vorhandene Anlage mit Prüfpflicht, für die kein Prüfdatum erfasst ist oder deren letzte Prüfung länger zurückliegt als das Prüfintervall. Die Intervalle je Prüfverpflichtung lassen sich auf der Startseite im Menü unter Prüfintervalle einstellen. Voreingestellt sind: BetrSichV, VdS und KÜO 12 Monate, VDI 6022 24 Monate, VDI 6023 und LBO 36 Monate. Zusätzlich erscheinen dort alle Mängel vom Typ „Prüffrist überschritten“ oder „Wartungsfrist überschritten“.

Mangel

Mängel werden je Gebäudeteil erfasst. Pflicht sind die Art des Mangels und eine Bemerkung. Zur Auswahl stehen unter anderem: Prüffrist überschritten, Wartungsfrist überschritten, Baumangel, Feuchtigkeitsschaden, Schimmelbildung, Rissbildung, Putzabplatzungen, Dachundichtigkeit, Dachentwässerung mangelhaft, Brandschotts fehlen oder ohne Kennzeichnung, Brandschutzklappen ohne Kennzeichnung, Brandschutztür defekt, Störung Brandmeldeanlage, Piktogramme ohne Funktion sowie Störungen an Aufzug, Heizung oder Sicherheitsbeleuchtung.

Genauer zuordnen lässt sich ein Mangel über eine Kostengruppe des baulichen Zustands (320–360, 500) und/oder eine Objektart der Haustechnik. Auch zu Mängeln können Fotos aufgenommen werden.

Fotos

Fotos werden mit der Kamera des Geräts aufgenommen und direkt beim jeweiligen Eintrag gespeichert. Ein kurzer Tipp zeigt das Foto groß an. Ein langer Druck löscht es nach einer Rückfrage. Im Bericht erscheint jedes Foto im passenden Kapitel und mit Bildunterschrift.

Übersichten und Navigation

• Für Gebäudeteile, haustechnische Anlagen und Mängel gibt es Übersichtslisten. Ein Tipp öffnet einen Eintrag. Ein langer Druck löscht ihn nach einer Rückfrage, zusammen mit den zugehörigen Fotos.
• „Zurück“ führt immer zur übergeordneten Maske, etwa vom Mangel zum Gebäudeteil. Ein Gebäudeteil, der aus der Übersicht geöffnet wurde, führt zur Übersicht zurück.
• Der Menüpunkt Liegenschaften führt aus jeder Maske direkt zur Liste der Liegenschaften, etwa um zwischendurch einen Bericht zu erstellen.

Bericht: PDF, Word und Excel

In der Liste der Liegenschaften (Bestehende TDD öffnen) stehen in der Kopfleiste zwei Symbole bereit:

Der Bericht folgt der Kapitelstruktur der easyTDD-Wordvorlage: Deckblatt mit Foto, allgemeine Angaben und Gebäudeteile, baulicher Zustand, haustechnischer Zustand und Mängel, jeweils mit Fotos und Bildunterschriften. Die Word-Datei lässt sich in Word weiterbearbeiten. Die Excel-Tabelle hat die Blätter Allgemeine Daten, baulicher Zustand, haustechnischer Zustand und Mängel. Die Wordvorlage und die Excel-Schnittstelle gibt es unter Downloads.

Im Drei-Punkte-Menü gibt es außerdem eine Berichtsvorschau sowie Prüfungen der Berichtsdaten und Fotodateien.

Ablage in SharePoint

Mit „In SharePoint ablegen“ meldet man sich einmalig mit dem Microsoft-365-Konto an. Danach werden Bericht (PDF und Word), Excel-Tabelle und alle Fotos in einen Ordner der Liegenschaft hochgeladen. Wer was sehen darf, regeln wie gewohnt die SharePoint-Berechtigungen.

Ablageort je Liegenschaft: Für jede Liegenschaft lässt sich ein eigener Zielordner festlegen. Die App merkt ihn sich für das nächste Hochladen:

• im eigenen SharePoint durchsuchen (Site › Bibliothek › Ordner),
• im SharePoint eines anderen Unternehmens, z. B. eines Kunden, wenn man dort als Gast oder Mitglied freigegeben ist,
• über einen Link zu einem freigegebenen Ordner, der einfach eingefügt wird,
• oder die Standard-Ablage.

Nach dem Hochladen zeigt die App den Link zum Ordner an. Er kann direkt geteilt werden.

Daten für andere Systeme: Beim Ablegen schreibt die App alle Erfassungsdaten zusätzlich in SharePoint-Listen. Partnersysteme und eigene Web-Anwendungen können sie über die Web-API abrufen.

Daten und Sicherung

Alle Daten liegen zunächst nur auf dem Gerät. Der Bereich Daten und Sicherung auf der Startseite schützt vor Datenverlust:

Voraussetzungen

• Android-Smartphone oder -Tablet ab Android 8.0, mit Kamera für Fotos
• Für die SharePoint-Ablage: ein Microsoft-365-Konto mit Zugriff auf die gewünschte SharePoint-Site
• Download der App: Download der APP